Comunica la cancelación de tu evento en el calendario
Hay ocasiones en las que no queda más remedio que cancelar o posponer nuestro evento: problemas derivados de la metereología, la baja participación o una inesperada pandemia como la que estamos viviendo actualmente.
Para todos estos casos, puedes añadir a la ficha de tu evento un aviso de «cancelado» o «aplazado», complementándolo además con un texto explicativo. Esta sencilla funcionalidad será muy útil para tus deportistas y liberará un poco el inbox de tu email.
Sinceramente, esperamos que se convierta en la funcionalidad menos utilizada de RockTheSport.
Cómo configurar el aviso de cancelación o aplazamiento
Para ello, simplemente activa la opción «¿Cancelas el evento?» en tu manager RockTheSport:
En el configurador de estado puedes determinar si tu evento está cancelado, aplazado o si su estado es normal.
Además, tienes la posibilidad de añadir un mensaje pop-up (ventana superpuesta) al abrir el microsite de tu evento. Aquí es donde podrás añadir la explicación de por qué tu evento se ha cancelado o aplazado y la información que consideres importante: fecha del aplazamiento, condiciones de la cancelación…
Ejemplo de ventana pop-up con explicación
Ofrece opciones a los participantes
Es importante que ofrezcas diferentes opciones a los participantes ante la cancelación de tu evento. Una forma facilitar la gestión es creando las opciones que quieres mostrar e indicar los plazos para informar de su elección. Te recomendamos que indiques claramente cuando comenzarás a realizar las devoluciones. Te ahorrarás cientos de emails.
Los participantes podrán acceder a través de la «Consulta de inscripción» del microsite, indicando su email y localizador de inscripción. También se muestran instrucciones para recuperar su localizador. La dirección url sería como esta https://www.rockthesport.com/es/evento/MI-EVENTO/my-registration
El participante verá la pregunta configurada con sus opciones y descripción.
Solo puede seleccionar una vez la opción. Si accede más veces verá la respuesta seleccionada pero no podrá cambiarla.
Una vez guardado el cambio recibirá un email confirmando la opción seleccionada.
Como organización puedes empezar a hacer tus gestiones ya que esta opción ya no es editable por parte del participante. En caso de que quieran cambiarla, lo puedes realizar editando la inscripción desde el apartado de «Consulta de inscritos».
Las respuestas de los participantes podrás verlas también en la descarga de inscritos y en estadísticas (web y app).
Devoluciones
Desde el administrador puedes gestionar las devoluciones desde el apartado «Consulta de inscritos» (icono devolución). Puedes realizar abonos totales o parciales. Se abonarán sobre la tarjeta que realizaron el pago. No importa si la tarjeta ha caducado o la cuenta no está activa. Se podrán realizar siempre que no haya pasado más de un año desde el pago inicial.
Si necesitas realizar la devolución a más de 50 participantes, nosotros te ayudamos, contacta en organizador(arroba)rockthesport.com
Otras recomendaciones
En momentos de incertidumbre, es muy importante que te comuniques lo más directamente con tus deportistas.
Para ello, puedes aprovechar la posibilidad de realizar mailings (servicio gratuito) desde RockTheSport y prestar atención a tus redes sociales.
Esto tranquilizará a tus participantes y acabará con sus dudas, seguro que te lo agradecerán.