Configurar la entrega de dorsales con RockTheSport Check-in

Acerca de Check-in

RockTheSport Check-in es una herramienta que te permitirá sincronizar la entrega de dorsales y material con tus inscripciones en RockTheSport, así como acceder a la información de los deportistas inscritos en tu evento de una forma rápida y sencilla.

Estas son las características básicas que podrás definir:

• Usuarios que accederán a través de la app
• Preguntas que quieras mostrar por tarifa
• Alarmas asociadas a preguntas
• Agrupamientos (varios participantes del mismo pago) para agilizar las entregas
• Rangos de numeraciones para evitar entregas erróneas

Para utilizarla sólo necesitarás la app instalada en tus dispositivos Android y activar las entregas desde la configuración del manager o gestor de eventos. Si deseas más información acerca de esta herramienta, puedes visitar esta página o contactar directamente con soporte.

Veamos paso a paso, como activar y configurar las entregas:

Acceso al configurador

Accede con tu cuenta de organizador al administrador de eventos a través de este enlace. Y dentro de este, al evento en el que quieras configurar las entregas de dorsales.

Una vez estés en la ficha del evento del cual quieras realizar las entregas o las consultas, podrás entrar en la sección Check-in app.

Acceso a Check-in desde el gestor de eventos o manager y dispositivo Android con la app instalada

Configurar usuarios

Antes de nada, necesitarás crear los usuarios que van a realizar las entregas o las consultas, necesitas al menos 1 usuario para poder activar Check-in. Dichos usuarios pueden ser de 5 tipos:

• Entrega de dorsales: para la entrega de dorsales específicamente.
• Entrega de materiales: será quien se encargue de entregar el merchandising del evento.
• Consultas generales: este usuario podrá acceder a toda la información de cada participante. Es muy útil, por ejemplo, en el caso de ambulancias, ya que en caso de accidente podrían conocer los datos personales que tengamos del deportista (grupo sanguíneo, teléfono de contacto en caso de accidente…).
• Consultas speaker: como su propio nombre indica, se trata de un tipo de usuario con acceso a información superficial de los deportistas, tal como: nombre, dorsal, categoría, equipo…
• Consultas estadísticas: para poder acceder a las estadísticas específicas de las entregas.

La clave de acceso será la que tendrá que utilizar cada usuario en su dispositivo Android a la hora de comenzar con las entregas o consultas.

Listado de usuarios

Configurar preguntas

Lo siguiente que tenemos que hacer es configurar qué preguntas de nuestro formulario de inscripción queremos que aparezcan en la app a la hora de hacer las entregas o consultas.

Listado de preguntas para las entregas y/o consultas

Cada pregunta tiene su propia configuración, la cual puede ser compleja en caso de que así lo necesitemos. Estas son las cosas que podemos hacer con cada pregunta:

• Modificar su nombre para la entrega.
• Definir qué tipo de usuario la va a poder ver.
• Resaltarla para que destaque.
• Ocultarla en caso de que no haya respuesta.

Una vez creada una pregunta, podemos editarla y añadir complejidad a su configuración, pudiendo:

• Definir en qué tarifas queremos que se muestre (en el caso de que nuestro evento cuente con varias tarifas)
• Crear alarmas para ayudarnos en la entrega, como por ejemplo detectar de un vistazo si se trata de un menor de edad en el caso de la pregunta Edad.

Pantalla de configuración de alarma para una pregunta y cómo se muestra en la app

Configurar agrupamientos

En el caso de que existan inscripciones que agrupen varios participantes (una persona ha inscrito a varias), es interesante poder agrupar o crear totales para facilitar las entregas.

Es posible configurar los agrupamientos por tarifa, edad, o preguntas del formulario.
Ejemplo: Tenemos un participante que ha inscrito a 5 amigos (en la misma cesta de compra) y queremos mostrar, de este grupo, el total de camisetas de la talla L.

Listado de agrupamientos

Configurar rangos

A veces es interesante definir rangos de números de dorsal para evitar errores o entregas que incumplan los criterios del evento. Ejemplo: Mayores del 1 al 500, menores del 1001 al 1200.

Al configurar un rango, podemos no permitir la entrega en caso de que no se cumplan los requisitos. Los rangos pueden ser globales (se activa sobre toda la entrega) o afectar sólo a una tarifa o una pregunta en concreto.

Pantalla de creación de un rango aplicado a la tarifa de nombre «normal»

Avanzado

Check-in permite muchas configuraciones avanzadas.
Dentro de este apartado podrás activar estas 2 opciones:

1. Permitir la no entrega de dorsal, se utiliza en el caso de que sólo se desee confirmar asistencia de los participantes.
2. Permitir que un dispositivo sea el servidor de datos durante las entregas. Esto nos permite evitar problemas de sincronización cuando estemos realizando entregas con varios dispositivos.

Entrega para grupos

Si deseas hacer entregas de dorsales o material a grupos (participantes inscritos en una tarifa de grupo), es necesario activar la entrega en cada tarifa grupal desde el panel de configuración.

Por ejemplo, en la San Fermín Marathon de Pamplona, existe la tarifa grupo para la prueba de relevos (equipos compuestos por 4 participantes). Podríamos activar la entrega para grupos en esta tarifa para que el portador del justificante de cabecera del grupo retire los dorsales y materiales de los 4 componentes.

Panel de activación de entrega de grupos con 2 tarifas de grupos activadas

Resumen de configuración

Antes de activar RockTheSport Check-in es interesante revisar el resumen de nuestra configuración para comprobar que es correcto. En el caso de que falten apartados obligatorios por configurar, la herramienta nos mostrará los errores pertinentes en este resumen.

Ejemplo de resumen completo para una entrega

Activación de RockTheSport Check-in

Si todo está correcto, ya sólo nos quedar activar la sincronización de entregas. Para ello es necesario aceptar las condiciones del servicio y darle al botón Activar entrega.

Botón de activación y aceptación de condiciones

A continuación: Comenzar a utilizar la app Check-in en tus dispositivos Android