Presentación
Acerca de check-in
Configuración
Descarga la app
Acceso a la app
Búsqueda de participantes
Entregas
Asignaciones
Grupos
Acerca de Check-in
RockTheSport Check-in es una herramienta que te permitirá sincronizar la entrega de dorsales y material con tus inscripciones en RockTheSport, así como acceder a la información de los deportistas inscritos en tu evento de una forma rápida y sencilla.
Una vez configurada y activada la herramienta en el administrador de tu evento, lo siguiente que debes hacer es descargar la app en uno o varios dispositivos Android para comenzar con las entregas. Tenemos dispositivos en alquiler a tu disposición, en caso de que los necesites. Coste: 15€/dispositivo.
Descarga la app
Si es la primera vez que utilizas la app Check-in en tu dispositivo Android, simplemente localízala en Google Play y descárgala. Enlace: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.rockthesport.rtscheckin
Página de la aplicación RockTheSport Check-in en Google Play Store
Acceso a la app
Una vez descargada, podrás acceder a la app utilizando un código de usuario (previamente creado en la configuración, saber más) o escaneando el código QR de otro dispositivo que esté funcionando como servidor en tu red, en caso de que exista.
Pantallas de login de la aplicación y códigos de acceso creados en el configurador de Check-in
Búsqueda de participantes
Ahora ya podemos comenzar con las entregas o consultas de datos sincronizados en todo momento con nuestro listado de participantes en RockTheSport.
Existen dos formas de localizar participantes:
- Lectura de código QR que aparece en el justificante de la inscripción
- Búsqueda manual por: nombre, apellido, DNI, nº de inscripción e incluso número de dorsal.
Pantallas de búsqueda de participantes: lectura de QR y búsqueda manual
Entregas
A continuación accedemos a la ficha del participante donde podremos consultar la información de su inscripción y entregar o anular la entrega del dorsal o material.
Si desde el configurador de Check-in hemos activado alertas o resaltado preguntas, en esta ficha las veremos claramente y nos serán de ayuda a la hora de agilizar las entregas. Saber más sobre cómo configurar alarmas, etc…
Ficha de participante individual y de perteneciente a grupo. En ambas se ven alarmas y preguntas resaltadas.
Asignaciones en la entregas
Al entregar o asignar un número de dorsal para un participante, podemos introducir el número manualmente o escanear un código QR impreso en el dorsal, en el caso de que así lo hayamos previsto.
Desde el configurador de Check-in podemos definir rangos de dorsales vinculados a una pregunta o tarifa. Podemos definir, por ejemplo, que los primeros 200 dorsales se asignen solamente a tarifa infantil.
Existen 3 configuraciones de entrega:
1. Entregas con dorsales pre-asignados
En el caso de que hayamos pre-asignado los dorsales desde el administrador de eventos, la app solo permitirá entregar ese dorsal a cada participante
2. Asignación de dorsales en el momento
Requieren de un código QR impreso en dorsal o sobre.
3. Entregas sin número de dorsal
Existe la posibilidad de permitir entregas de dorsales o material sin que el participante tenga un número de dorsal. Para permitir esta opción, hemos de marcarla previamente desde el configurador de Check-in.
La inscripción aparecerá como entregada.
Grupos
En el caso de que existan inscripciones que agrupen varios participantes (una persona ha inscrito a varias), podemos ver todas las fichas agrupadas en una sola vista.
Del mismo modo, es interesante poder agrupar o crear totales para facilitar las entregas. Es lo que llamamos agrupamientos y se han de definir previamente en el configurador de check-in, saber más.
Ficha de participante perteneciente a grupo y resumen total de cesta de ese grupo
Cómo funciona la sincronización
RockTheSport Check-in sincroniza constantemente los datos de la app con el listado de participantes en el administrador de eventos, siempre y cuando tengamos conexión a internet. La app se puede utilizar totalmente online sin tener los datos descargados.
Esto nos permite comenzar con las entregas aun teniendo las inscripciones abiertas. Los nuevos participantes se sincronizarán en nuestro dispositivo.
Es posible tener tantos puestos de entrega o consulta como se desee, esto puede generar conflictos en entregas simultáneas, en tal caso la app nos lo indica y podemos resolverlos.
Es posible utilizar la base de datos de participantes de forma local: la descargamos en el dispositivo y siempre se mantiene sincronizada.
Configuración avanzada
RockTheSport Check-in te permite configurar la app para trabajar de forma más ágil a través de sus preferencias.
También podemos hacer que nuestro dispositivo funcione como servidor.
Estadísticas
Recuerda que puedes consultar las estadísticas de inscripciones y entregas desde la app RockTheSport Manager, saber más.
Pantalla de estadísticas de las entregas en la app RockTheSport Manager